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Prélèvement à la source : les obligations de l'employeur

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Emmanuelle Marion

20 août 2018

pals-obligations-employeur

Avec le passage au prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu le 1er janvier 2019, l'employeur devient tiers collecteur. Quelles sont les obligations liées à ce statut et comment les appréhender ?

 

À mi-chemin de la relation entre l'administration fiscale et les contribuables, l'employeur devra désormais faire trois choses différentes et complémentaires :

  • Recueillir le taux de prélèvement à la source de la part du fisc
  • Appliquer ce taux au salaire net de ses employés et ainsi collecter l'impôt sur le revenu
  • Reverser l'argent collecté au titre de l'impôt sur le revenu à l'administration fiscale

Etape 1. Recueillir le taux de prélèvement à la source

 

Depuis l'été 2017, l'utilisation de la DSN (déclaration sociale nominative) est obligatoire pour les entreprises et permet de simplifier et automatiser les déclarations sociales. Elle remplace l'ensemble des déclarations périodiques et plusieurs formalités administratives qui étaient auparavant envoyées à différents acteurs.

 

Aujourd'hui, une seule déclaration suffit pour s'adresser, pêle-mêle, à l'URSSAF, au Pôle emploi, ou encore à la CPAM.

 

C'est la DSN qui a été choisie par l'administration fiscale pour récolter les informations nécessaires à la mise en place du prélèvement à la source au sein des entreprises.

 

Grâce à la DSN, le fisc peut avoir toutes les informations liées aux employés présents dans l'entreprise. Chaque employé est représenté à ses yeux par un numéro fiscal, indispensable pour connaître le taux de prélèvement à la source à appliquer s'il est personnalisé.

 

L'administration fiscale prendra également connaissance du salaire brut et net des contribuables grâce à la DSN.

 

Lorsque toutes ces informations sont récoltées, la communication du taux de prélèvement à appliquer à chaque employé se fait via le compte rendu métier (CRM) qui est le flux retour de la DSN envoyé en cours de mois suivant.

 

Le CRM est envoyé dans les 5 jours suivants l'envoi de la DSN par l'employeur et le taux communiqué est valable 2 mois suivants sa réception.

 

 

🤓

Et en pratique, qu'est-ce que ça donne ?

 

Prenons un exemple simple : un taux de prélèvement à la source est communiqué par l'administration fiscale début mars 2019 suite à l'envoi de la DSN. Il sera valable pour les revenus versés jusqu'à fin avril 2019 et impactera ainsi la DSN envoyée début mai pour un paiement fin mai.

 

Dans tous les cas, même si le taux est valable deux mois, vous le recevrez toujours via le CRM chaque mois après l'envoi de la DSN. À vous d'appliquer le taux le plus récent que vous aurez reçu.

 

 

Etape 2. Appliquer le taux de prélèvement à la source

 

La deuxième étape est la plus importante pour le contribuable : son employeur va appliquer le taux de prélèvement à la source qui lui a été communiqué par l'administration fiscale sur son salaire net, créant ainsi une nouvelle catégorie sur sa fiche de paie, le salaire net après impôt. Ce salaire net après impôt est ce qui sera réellement versé à l'employé, par chèque ou virement bancaire.

 

La retenue sur le salaire net de vos employés au titre du prélèvement à la source devra être précieusement gardée en attendant la troisième étape, celle du reversement de l'impôt collecté.

 

 

🤔

Mon employé me demande d'appliquer un taux différent, que faire ?

 

En tant qu'employeur, vous n'avez pas à modifier ce taux, même si votre employé en fait la demande. S'il souhaite qu'un taux différent soit appliqué, le taux neutre par exemple, il doit en faire la demande auprès de l'administration fiscale, seule entité avec laquelle il doit communiquer.

 

Vous être uniquement tiers collecteur de l'impôt, ce n'est pas à vous de le fixer.

N'hésitez pas à renvoyer vos employés vers l'administration fiscale en cas de question.

 

Deux solution s'offrent à eux : le site internet prelevementalasource.gouv.fr ou le numéro national 0811 368 368.

  


Etape 3. Reverser l'impôt sur le revenu à l'administration fiscale

En M+1, le rôle de l'employeur sera de reverser la retenue qu'il a effectuée sur le salaire de ses employés au titre de l'impôt sur le revenu à l'Etat.

 

Le calendrier est quelque peu différent selon la taille de l'entreprise :

 

  • Pour les entreprises de plus de 50 salariés ayant une date limite de dépôt de la DSN au 5 du mois : le paiement doit être effectué le 8 du mois suivant la retenue à la source
  • Pour les entreprises de moins de 50 salariés ayant une date limite de dépôt de la DSN au 15 du mois : le 18 du mois
  • Pour les entreprises de moins de 11 salariés, sur option : possibilité de reversement trimestriel

Ce reversement sera effectué en même temps que les autres cotisations sociales que vous devez reverser aux différents organismes à M+1.

 

Les sanctions en cas de manquement de votre part

Voici venue la partie la moins drôle de cette article : ce que vous risquez en tant qu'employeur si vous ne respectez pas ces étapes.

 

Deux cas de figure s'offrent à vous :

 

  • Vous vous êtes trompé en calculant la retenue à la source basée sur le taux qui vous a été transmis : on vous conseille tout d'abord de passer par un logiciel de gestion de paie fiable et automatisé qui vous évitera ce genre de déboire à l'avenir. Autrement, vous serez tenu responsable pour cette erreur, tout comme vous l'êtes déjà aujourd'hui pour les cotisations sociales salariées précomptées pour le compte de vos employés.

  • Vous n'avez pas reversé l'impôt sur le revenu collecté à l'Etat : c'est déjà plus fâcheux. Dans tous les cas, l'administration fiscale se retournera contre vous et pas contre l'employé qui aura déjà, dans tous les cas, été prélevé. Ne pas reverser l'impôt collecté est considéré au même titre que ne pas reverser les cotisations sociales dues. Vous devrez ainsi vous acquitter de pénalités de retard qui varient selon l'importance du retard ainsi que des sanctions pénales.

Dans les deux cas, cela n'arrivera pas avec un logiciel de gestion de paie qui automatise pour vous cette étape délicate, vous permettant ainsi de basculer sans peine vers le prélèvement à la source de l'impôt.

 

Vos employés vous remercieront !

 

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