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[COVID-19] - Organiser la reprise de l’activité d’un point de vue RH et juridique

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Camille de Waele

15 mai 2020

[COVID-19] - Organiser la reprise de l’activité d’un point de vue RH et juridique

 

Depuis le 17 mars 2020, la population française est en confinement. Une loi d’urgence est effective depuis le 23 mars pour faire face à l’épidémie du Covid-19 ; depuis le 11 mai, un plan de déconfinement national a été déployé, et l’état d’urgence a été prorogé jusqu’au 10 juillet.

 

Les mesures de déconfinement sont progressives. Après deux mois de réorganisation des modes de travail, comment préparer la reprise de l’activité dans les meilleures conditions ?

 

Nous avons organisé le 12 mai un webinar avec Sarah Ben Allel, Head of People chez Qonto, et Barbara Jouanny, Lead Product Legal France chez PayFit, pour vous parler de la reprise de l’activité d’un point de vue RH et juridique

 

Nous vous restituons dans cet article les principaux sujets abordés pendant ce live. 

 

Sommaire

  1. Les différents acteurs de la reprise ;
  2. La santé et la sécurité à l’heure du déconfinement ;
  3. Les aides et accompagnements disponibles pour les entreprises ;
  4. Les étapes prioritaires pour le retour dans les locaux ;
  5. L'essentiel à retenir.
 
 

 

 

Vous préférez regarder la video ? Notre replay est disponible !

 

Quel rôle pour les divers acteurs de la reprise de l’activité ?

Au coeur de la reprise du travail se trouvent trois acteurs clés. 

L’employeur

 

D’une part, l’employeur, qui est l’acteur principal dans la gestion de la crise. Ses responsabilités portent sur la santé et la sécurité.

 

“L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.“ (C. Travail, L. 4121-1) 

 

Mais l’employeur n’est pas seul pour faire face à cette tâche fondamentale : il peut trouver un allié dans le CSE.

"D’un point de vue très concret, je recommande de communiquer en flux tendus avec le CSE et d’avoir des réunions ponctuelles pour se tenir informés des mesures. Tournez-vous également vers l’extérieur :  de nombreuses personnes peuvent vous aider ! Notre avocat nous a beaucoup soutenus : il est très important d’être au courant de ce que nous pouvons et avons le droit de faire dans une période de doute."
Sarah Ben Allel, Head of People chez Qonto

 

Le CSE

 

De son côté, le Comité Social et Economique (CSE) a pour mission principale de promouvoir et prévenir les risques sur la santé et la sécurité des travailleurs. Une procédure accélérée a été mise en place pour les consultations liées à l’épidémie.

Le rôle du CSE varie selon l’effectif de l’entreprise, mais il comprend : 

  • l’évaluation des risques ;
  • l’alerte droit de retrait ;
  • les consultations sur l’organisation ;
  • la gestion et la marche générale de l’entreprise. 

 

Les acteurs secondaires 

 

Des acteurs externes viennent également conditionner une reprise de l’activité en bonne et due forme :

→ La médecine du travail, qui a pour mission d’éviter toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail.

→ Les acteurs de crise : référent Covid-19*, commission de santé, cellule de crise...

 

*Il est possible de désigner un ou plusieurs référent(s) qui auront pour rôle d’adapter l’entreprise aux nouvelles obligations sanitaires. Celui-ci peut être un salarié motivé, un membre du CSE, voire même un dirigeant dans de plus petites structures.

"Les RH sont sur la ligne de front avec de nombreuses problématiques à gérer en cette période de crise, ils peuvent se sentir un peu seuls et perdus. Il est important de prendre du recul sur les différents acteurs et parties prenantes qui peuvent aider pendant cette période de confinement puis de retour vers l’activité."
Sarah Ben Allel, Head of People chez Qonto

 

 

Les acteurs de la crise sanitaire chez Qonto :

Acteurs de la crise

Santé et sécurité : poursuivre le télétravail ou rouvrir les entreprises ?

Le télétravail ou la solution à envisager prioritairement 

 

La première mesure à envisager pour garantir la santé et la sécurité des travailleurs, fortement encouragée par le Ministère du travail, est le télétravail. Il s’agira pour l’entreprise de mettre en place ou d’actualiser son organisation antérieure.

"Avec le confinement, le télétravail redevient un choix : c’est un choix de protection de la santé des travailleurs.”
Barbara Jouanny, Lead Product Legal chez PayFit

 

 

 

Droits et devoirs : qu’en est-il du télétravail ? 


Pour une demande qui vient du salarié : 

Un salarié a le droit de demander de rester en télétravail, mais son employeur peut refuser cette demande pourvu que son refus soit motivé.


Pour une demande qui vient de l'employeur : Pour l'instant, la réponse est positive grâce à l’article L. 1222-11 du Code du travail. Celle-ci mentionne le risque épidémique comme pouvant justifier le recours au télétravail sans l’accord du salarié. La mise en œuvre du télétravail dans ce cadre ne nécessite aucun formalisme particulier. En dehors du risque épidémique, qu'on peut considérer en dehors de l'état d'urgence sanitaire, il sera de nouveau nécessaire d'avoir un accord entre employeur et salarié.

 



💡En termes d’outils juridiques, il est nécessaire pour l’entreprise d’avoir un Accord ou une Charte sur le télétravail, après consultation du CSE. 

 

 Il est important que le télétravail n’implique pas un non-respect de la vie de vos salariés, et qu’ils :

  • soient en mesure d’avoir des horaires de travail cadrés pour maintenir un bon équilibre vie privée-vie professionnel ;
  • aient le droit à la déconnexion ;
  • profitent d’un gain de temps lié à la non prise de transport. 

“Nous avons la chance de continuer à recruter et intégrer des nouvelles personnes. Faire revenir les personnes sur site alors que nous avons la possibilité de faire du télétravail est un vrai risque, donc je conseille de maximiser le télétravail ! 

Chez Qonto, nous allons rester sur la base du volontariat : les personnes réagissent plus ou moins bien à la crise, il faut en être conscient.”
Sarah Ben Allel, Head of People chez Qonto

 

 

 

Droit de retrait : que stipule-t-il ?


Le salarié a un droit de retrait prévu à l’art. L4131-1 du Code du travail qui lui permet de se retirer d’une situation qui présenterait un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé

Si ce droit de retrait est considéré comme légitime, son salaire sera donc maintenu pendant toute la durée de l’exercice de son droit de retrait.


 A contrario, si l’employeur a pris toutes les diligences pour assurer la santé et la sécurité de ses salariés, ces derniers ne pourront pas refuser de venir dans les bureaux. Une retenue sur salaire pourrait être effectuée.

 

 

Le maintien de la santé et la sécurité lors de l’ouverture des bureaux

 

La reprise de l’activité doit nécessairement se faire dans le respect de la protection de la santé des salariés. Pour cela, n’hésitez pas à vous référer au protocole national de déconfinement pour les entreprises par le ministère du Travail

 

💡En termes d’outils juridiques, l’entreprise peut penser à : 

  • Un plan de reprise dans les entreprises à destination des salariés.
  • Un document unique d’évaluation des risques (DUER), qui recense les moyens de prévention et les informations concernant l’évaluation des risques. 

3 arrêts datant de fin avril 2020 donnent notamment les premières orientations sur les outils nécessaires pour garantir la santé des salariés : La Poste, Carrefour et Amazon. Ils soulignent les exigences sur les outils mis en place et les acteurs nécessaires pour protéger la santé des salariés.

Les mesures de protection pour les salariés 

 

La gestion des déplacements et transports

Il conviendra d’adapter les horaires de travail et de favoriser l’alternance entre le présentiel et le télétravail pour éviter une suroccupation des bureaux. 

 

Le port du masque 

Le port du masque peut être rendu obligatoire dès lors que l’entreprise en met à disposition des salariés. Le refus ou la négligence des salariés est sanctionnable si le règlement intérieur de l’entreprise est mis à jour.

 

L’organisation des espaces de travail  

Pour organiser des espaces de travail qui mêlent confort et protection des salariés, plusieurs précautions sont à prendre. A l’évidence, chacun devra continuer : 

  • d’appliquer les gestes barrières ;
  • de respecter une distanciation physique ;
  • d’utiliser des équipements de protection individuelle. 

 

Mais il faudra également penser à la gestion des flux de personnes (en indiquant des sens uniques dans les couloirs et escaliers par exemple), nettoyer les locaux et désinfecter les différents espaces et outils



 

⚠️Il sera de mise d’être particulièrement vigilant avec les salariés vulnérables ou susceptibles de contaminer leurs collègues. 


⚠️Les données médicales sont des données personnelles. La prise de température est déconseillée par le Protocole national de déconfinement, et autorisée par la CNIL uniquement s’il n’y a pas de prise de contact, aucune conservation des données. (Préconisations de la CNIL).

 

 

Les mesures de protection : les cas concrets avec Qonto et PayFit

 

L'organisation des espaces chez Qonto :Règles sanitaires Qonto

 

L'organisation des espaces chez PayFit :

Capture d’écran 2020-05-15 à 12.13.07

 

Quelles mesures d’accompagnement pendant la crise sanitaire ?

Mesures d'accompagnement

 


 

Vous souhaitez en savoir plus sur les mesures d'accompagnement pour les entreprises ? Inscrivez-vous à notre webinar :
[PayFit - Spendesk - October] Reprise de l'activité des PME : préserver sa trésorerie 

 

 

 

Sarah Ben Allel évoque notamment le fait qu’ils ont, chez Qonto, sollicité la médecine du travail pour un soutien psychologique. Une plateforme a en effet été mise en place pour permettre à toute personne dans le besoin, d’appeler et de converser avec un membre du corps médical.

Quelles étapes prioritaires pour le retour dans les locaux ?

Quelques pistes théoriques

 

L’entreprise pourra envisager d’actionner plusieurs leviers pour assurer une reprise de l’activité dans les meilleures conditions. 

 

  1. Dans un premier temps, elle pourra créer un règlement intérieur pour guider les actions et comportements de ses équipes. 

 

2. Elle pourra également travailler sur un Document Unique d’Evaluation des Risques (DUER), mentionné ci-dessous. 

 

 

Pour rappel, le document unique d’évaluation des risques est une obligation légale (prévue dans le code du travail) pour tout employeur qui devra le mettre à jour au moins une fois par an et lors de tout changement important modifiant les conditions de santé, d’hygiène et de sécurité. Il devra donc contenir :

👉Les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés de votre entreprise ;

👉L’inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail ;

👉Les données collectives utiles à l’évaluation des expositions individuelles et la proportion des salariés exposés ;

👉Toute autre information jugée utile.

 

 

 

3. Une des priorités sera d'élaborer un Accord ou une Charte sur le télétravail, pour cadrer sa mise en place. 

 

4. Enfin, l'entreprise pourrait envisager d’établir un plan de reprise d’activité. 

 

Le plan de retour au travail : les cas concrets avec Qonto et PayFit

 

Qonto a décidé de se préparer à une reprise de l’activité en quatre étapes, qui sera marquée d’une quasi-inoccupation des bureaux en mai et d’une reprise normale de l’activité courant juillet.

Les 4 phases chez Qonto

“Ce que nous avons en tête pour la phase 3, c’est potentiellement de faire revenir les personnes par vague. Nous déterminerons alors un planning précis. Nous souhaitons garder la base du volontariat.”
Sarah Ben Allel, Head of People chez Qonto

 

Chez PayFit, nous allons procéder à un plan de retour au travail progressif, caractérisé par un faible nombre de Payfiters qui retourneront dans les bureaux, et sur la base du volontariat, en juin ; et des rotations entre juillet et septembre pour assurer des mesures de protection optimales. 

 

Retour au travail chez PayFit

 

 

 

Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez le replay du webinar :  

[PayFit x Qonto] Reprise de l'activité : organiser le retour au bureau d'un point de vue RH & juridique

 

 

 

 

L’essentiel à retenir

Les acteurs clés de la crise sanitaire sont : 
👉l’employeur ;

👉le CSE ;
👉la médecine du travail ;

👉les acteurs de crise.

 

En dépit du déconfinement, la précaution est de mise et le télétravail est à privilégier.

 

L’entreprise pourra déployer un plan de reprise d’activité pour cadrer un retour dans les bureaux progressif.

 

De nombreuses mesures d’accompagnement, telles que le report de cotisations sociales et fiscales, la suspension du paiement des factures ou encore la garantie des prêts par l’Etat, sont disponibles. 

 

De nombreuses pistes existent pour maintenir la sécurité et la santé lors de la réouverture des bureaux :
👉adaptation des horaires de travail ;
👉rotation des équipes ;
👉port du masque et mise à disposition de gel antibactérien ;
👉organisation cadrée des espaces de travail.

 

 

 

Retrouvez toutes les informations sur les impacts du COVID-19 pour votre entreprise :

 

Ressources concernant le droit du travail

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ressources concernant les pratiques RH

 

 

 

 

 

Ressources concernant l’épanouissement personnel

 

 

 

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