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Maîtrisez l’art et la manière d’intégrer vos nouveaux talents

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Clémentine

10 septembre 2019

onboarding reussi

Pour beaucoup d’entre nous, le premier jour dans un nouveau job peut être une expérience intimidante, une source d’incertitude, voire de panique. C'est pourquoi l'onboarding doit être considéré comme une étape clé et s’intégrer dans le processus de recrutement. Votre objectif est de faciliter, fluidifier et enchanter cette expérience. 

 

Suivez ces quelques conseils pour offrir à vos nouveaux employés une expérience d’onboarding hors du commun !

Les premiers mois sont décisifs

90 % des employés prennent la décision de s'engager sur le long terme dans leur nouvelle entreprise lors de leurs 6 premiers mois. Il est donc essentiel de les accueillir et de les intégrer de la meilleure manière pour assurer le succès à long terme tant de votre nouvelle recrue que de votre entreprise.

Tout commence avant l’onboarding...

N’attendez pas le premier jour pour débuter le processus d'intégration. Les recherches montrent que les entreprises qui ont mis en place un processus de “pré-intégration” conservent 81 % de leurs embauches la première année. Vous devez engager et épater vos nouveaux employés avant même leur arrivée. Comment faire ? Commencez par la promesse d’embauche.

📃 Peaufiner votre promesse d’embauche 

Au diable la promesse d'embauche traditionnelle, élaborez une présentation originale en mettant à contribution votre équipe de graphistes. Cette présentation visuelle de l'offre commence par une introduction générale de la part du CEO ou du manager. La présentation doit être brève, visuellement attractive et elle doit surtout donner envie !

 

Pour être parfaite, elle doit inclure :

 

  • Salaire/Date d'entrée en fonction
  • Structure du variable ou des primes
  • Avantages en nature
  • Renseignements supplémentaires sur la rémunération
  • Structure de l'entreprise
  • Calendrier de la première semaine et du premier jour - rendez ces éléments amusants et informatifs !

💌 Envoyez une carte de bienvenue

Envoyez une carte de bienvenue et demandez aux membres de l'équipe ou à l'équipe RH d'écrire un message personnel sur cette carte. C'est une attention sympathique et humaine qui crée un sentiment d'inclusion et de convivialité avant même le premier jour. Cela devrait aussi aider à libérer une part d’anxiété que nous ressentons tous, au profit de l’enthousiasme et de l'excitation de commencer une nouvelle aventure.

📑 Anticipez les tâches administratives

Occupez-vous des tâches administratives avant même l'arrivée de votre nouvelle recrue. Personne ne veut passer son premier jour à s’occuper de la paperasse, autant s'y prendre en amont !

 

Avant leur arrivée, collectez les informations et documents importants (diplôme, carte vitale, etc.) par mail ou utilisez un logiciel RH comme PayFit pour collecter des documents personnels directement depuis une interface dédiée.

🗣 Encouragez-les à se présenter 

Encouragez la création de liens entre vos collaborateurs ! Créez un mémo de présentation que chaque nouvel arrivant peut remplir pour se présenter au reste de l’entreprise. Affichez ces présentations dans des endroits très fréquentés ou des chaînes Slack ouvertes à tous.

 

Ce mémo peut contenir des informations comme : 

 

  • Ce qu'il/elle aime
  • Ce qu'il/elle déteste
  • Ses aliments préférés
  • Ses précédentes expériences professionnelles
  • Une anecdote à partager
  • Son film préféré

🎈Soignez leur nouvel espace de travail

Assignez un membre de l'équipe pour décorer l'espace de travail du nouvel arrivant avec, par exemple, une bannière de bienvenue, des ballons, des goodies, des bonbons, des friandises ou même des livres.

👬 Attribuez-leur un buddy

Assignez aux nouveaux arrivants un “buddy”. Il s'agit d'un référent dans sa nouvelle équipe, dont le rôle sera de l’accompagner durant ses premières semaines, de faire en sorte qu’ils se sentent à l'aise et bien entourés. Le buddy pourra répondre à toutes les questions, même les plus informelles !

✅ Faites un bilan après la première semaine

Organisez une réunion de bilan avec les nouveaux arrivants pour recueillir leurs impressions sur leur première semaine et évaluer comment ils se sentent. Parlez de ce qu'ils ont aimé, de ce qu'ils n'ont pas aimé et de la manière dont ils prennent leurs marques. Vous pouvez le faire à l'heure du déjeuner, pendant une pause-café, dans un cadre informel, en dehors des locaux ou en profitant d'une promenade dans le quartier s'il faut beau !

📚 Ne négligez pas la formation

76% des employés pensent que la formation est le facteur le plus important lors de leur première semaine. Il ne s'agit pas ici de formation à proprement parler, mais plutôt d'une incursion dans l'entreprise afin d'avoir les "codes" nécessaires pour l'intégrer à 100%. Il serait compliqué pour une nouvelle recrue de parler de son entreprise si elle ne connaît pas l'envers du décor, n'est-ce pas ? 

 

Voici quelques idées de formation :

 

  • Présentation des différentes équipes 
  • Histoire & culture de votre entreprise
  • Présentation de votre marque
  • Gestion du temps

 

C’est en faisant qu’on apprend, alors affinez votre formation grâce aux retours des employés et découvrez les domaines de formation qui nécessitent plus de temps et d’attention.

 

Et chez PayFit ?

Chez PayFit, nous souhaitons créer cet effet WOW dès le premier jour. 

Tous les nouveaux PayFiters reçoivent un kit de bienvenue et sont accueillis autour d’un petit déjeuner avec toute l’équipe. Ils suivent ensuite un programme dédié (présentation et formation) durant leurs premières semaines. Ils sont aidés par un buddy dont le rôle est de s’assurer que les premières semaines se passent au mieux. Cette première impression permet de poser les fondations d'une relation fructueuse.

 

 

 

Grâce à PayFit, intégrez facilement vos nouveaux employés en rassemblant tous les documents (diplome, carte vitale, etc.)  directement depuis l'application. Fini la chasse aux informations ! 

 

Pour vous assurez de ne rien oublier, créez des To Do listes de tâches personnalisées en fonction de l’équipe rejointe (Marketing, HR, Tech, etc.) ou des bureaux (Paris, Londres, etc.).

 

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