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Prélèvement à la source : Le guide de l'employeur

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Emmanuelle Marion

14 novembre 2018

PAS-guide-pour-employeur

Pour tout comprendre sur le prélèvement à la source et sa mise en place dès janvier 2019, retrouvez notre guide complet.

 

📚Sommaire 

 

1. Pourquoi le prélèvement à la source ?

2. La mise en place du prélèvement à la source

3. Qui est concerné ?

4. Le calendrier du prélèvement à la source

5. La préfiguration


6. Les obligations de l'employeur

7. Les sanctions

8. Le prélèvement à la source et la confidentialité 

9. 2018 est-elle une année blanche ?

10. Comment communiquer auprès de ses employés ?

11. Et sur PayFit ?

 

 

C’est officiel, la France a décidé de modifier le système de prélèvement de l’impôt sur le revenu : celui-ci sera prélevé directement sur le salaire de l’employé de façon mensuelle, c’est le prélèvement à la source.

Initialement prévu pour le 1er janvier 2018, il entrera finalement en vigueur le 1er janvier 2019.


Cette réforme vise la majorité des revenus : salaires, pensions, revenus de remplacement, revenus des indépendants et revenus fonciers. Tous sont concernés.

 

Les revenus exceptionnels seront eux, toutefois, imposés en « décalé ». L'impôt sera collecté par les employeurs ou les caisses de retraite pour les salariés et les retraités.

 

Les travailleurs indépendants, ou toute personne bénéficiant de revenus fonciers, devront s'acquitter d'un impôt sur le revenu correspondant par le biais d'acomptes qui seront prélevés directement par l'administration fiscale.

 

 

💵

Vous souhaitez calculer le montant qui sera prélevé directement sur votre salaire net imposable ?

Vous pouvez le faire grâce à notre simulateur du prélèvement à la source.
C'est gratuit ! 

Accéder au simulateur

 

🤔 Pourquoi le prélèvement à la source ?

 

L'objectif numéro 1 de la mise en place du prélèvement à la source est de permettre une meilleure adaptation de l’impôt à la vie des individus.

 

Lors de la survenance d’événements impactant les ressources financières d’un individu, l’impôt sera adapté puisqu’il sera basé sur les revenus récents dans le temps, ce qui facilitera la vie du contribuable.

Le prélèvement sera automatiquement échelonné sur 12 mois et non plus en 3 fois par an (système du tiers) ou tous les mois sur 10 mois (système de mensualisation).

 


🗒 Comment le prélèvement à la source va-t-il être mis en place ? 

L’acteur privilégié des contribuables sera l'administration fiscale, responsable de la collecte de l’impôt sur le revenu et est garante de la protection des informations de chaque citoyen.

 

Afin de mettre en place ce prélèvement, des données concernant les revenus des individus seront ajoutées à la DSN mensuelle et après la réalisation du calcul du taux de prélèvement par l’administration fiscale, cette dernière transmettra ce taux aux gestionnaires de paie chaque mois, via l’accusé de réception de la DSN.

 

Une nouvelle ligne fera son apparition sur le bulletin de paie du salarié, celle-ci comportera un taux qui est appliqué et déduit du net imposable mensuel par l'employeur. L’administration fiscale prélèvera ensuite le montant total des impôts mensuels des salariés directement auprès des entreprises via un mandat de prélèvement. 

 

Si le contribuable souhaite réaliser une modulation des taux de prélèvement, c’est à l’administration fiscale qu’il devra s’adresser.

 

Les missions de l’employeur peuvent donc être résumées en trois points majeurs - nous y reviendrons plus en détail plus loin dans cet article - :

 

  • Recueillir le taux de prélèvement de la part du fisc. En cas de réclamation concernant ce taux, l’employé doit se tourner vers l'administration fiscale.

  • Retenir la somme calculée sur la base du taux de prélèvement à la source sur le salaire net (imposable) versé chaque mois.

  • Reverser le mois suivant à l'administration fiscale les prélèvements du mois précédent.

 

Concernant les crédits d’impôt, c’est-à-dire la somme soustraite du montant d’un impôt, ils ne seront pas pris en compte dans le calcul du taux de prélèvement mensuel et seront déduits a posteriori.

 

Une régularisation sera réalisée sous la forme d’un remboursement appelé CIMR (crédit d'impôt de modernisation du recouvrement) afin que les contribuables puissent bénéficier de cet avantage fiscal et ainsi, ne pas payer simultanément l'impôt 2018 et 2019. Cette régularisation se rapportera aux revenus non-exceptionnels. Les revenus exceptionnels resteront imposés.

 

Si votre situation change durant le cours de l'année (évolution de vos revenus ou de votre situation familiale), il vous sera possible de moduler le taux de prélèvement directement en ligne via le site impots.gouv.

 

Ces changements provoquant une évolution de vos revenus ou de votre situation familiale peuvent être les suivants : mariage/pacs, naissance/adoption, décès, divorce/rupture du pacs...

 

Ces évolutions devront être notifiées à l'administration fiscale dans les 60 jours pour avoir la possibilité de moduler votre taux. 

 

Les taux modifiés seront alors transmis à l'employeur dans un délai de 3 mois après le moment où l'administration fiscale a pris connaissance du changement. 

 

En cas d’erreur de la part des entreprises au moment du calcul du prélèvement ou du reversement du prélèvement à l’administration fiscale, c’est elles qui seront directement responsables.

 

Dans cette situation les services fiscaux utilisent les prérogatives classiques à leur encontre (pénalités ou majoration par exemple). C’est ce qui est actuellement en vigueur concernant les cotisations sociales salariales.

👫Qui est concerné ?

 

Salariés, retraités, chômeurs, tout le monde est concerné.

 

En effet, le prélèvement concerne les salaires mais également les allocations chômage, les pensions de retraite et les indemnités journalières de maladie. Dans le cas des pensions de retraite par exemple, ce sera la caisse de retraite qui effectuera le prélèvement à la source, et non un employeur, car il n'y en a pas.

 

Il existe cependant certains cas spécifiques.

 

Par exemple, dans le cas de figure d’un premier emploi ou de la réalisation d’une mission ponctuelle de type intérim, si l’administration fiscale n’a pas transmis le taux de prélèvement à l’employeur, on appliquera alors au salaire le taux non personnalisé qui est un taux d’imposition par défaut, calculé uniquement à partir du salaire perçu par le contribuable, sans prendre en compte sa situation familiale.

 

Une grille de taux par défaut a été établie afin de déterminer une base mensuelle de prélèvement. Ce taux de prélèvement par défaut est déterminé en fonction du revenu mensuel net.

 

Taux neutre prélèvement à la source

📆Le calendrier du prélèvement à la source 

 

  1. - Déclaration des revenus : mai-juin 2018

    Les contribuables devront réaliser la déclaration de leurs revenus de l’année 2017 afin de pouvoir déterminer un taux de prélèvement pour 2019.


  2. - Connaissance du taux de prélèvement : août-septembre 2018
    À ce moment, les contribuables ayant réalisé leur déclaration en ligne seront informés du taux de prélèvement applicable en 2019 à leur situation.


  3. - Envoi du taux de prélèvement à l’employeur et début de la préfiguration : fin septembre 2018
    C’est à partir du mois de septembre 2018 que l’employeur peut mettre en place la préfiguration du prélèvement à la source.

    La DGFiP envoie alors les taux de prélèvement aux entreprises afin qu'elles puissent effectuer des tests en vue de la réelle mise en place du prélèvement à la source en janvier 2019.


  4. - Début du prélèvement à la source : janvier 2019 et chaque mois de 2019
    L’impôt sur le revenu sera directement prélevé sur le salaire de janvier 2019 et les mois suivants de l’année 2019.


  5. - Déclaration des revenus 2018 : avril-mai 2019
    Les contribuables devront réaliser leur déclaration des revenus perçus en 2018.


  6. - Mise à jour du taux de prélèvement : septembre 2019
    Pour que le taux de prélèvement soit adapté aux changements ayant eu un impact sur les finances du contribuable (mariage, décès, perte d’emploi), le taux de prélèvement est mis à jour en fonction de la déclaration des revenus réalisée quelques mois plus tôt.

 

📑Qu'est-ce que la préfiguration ?

 

Si cette option est facultative, elle n’en reste pas moins une possibilité intéressante et plus que conseillée dans le but de permettre à vos employés de bien comprendre le fonctionnement de l’imposition à la source.

 

La préfiguration ou « simulation du solde d’imposition à la source » vous permettra de faire apparaitre sur les bulletins de paie de vos employés une estimation du montant qu’ils paieront lors du passage effectif au prélèvement à la source. La présence de ce montant aidera vos employés à se projeter plus facilement.

 

Voici les différentes étapes de la préfiguration :

  • Septembre 2018 : la préfiguration peut être activée pour les bulletins de paie de septembre 2018. Le taux neutre sera appliqué lors de cette simulation.


  • Octobre 2018 - novembre 2018 : au cours de ces deux mois le DGFiP sera en charge de nous envoyer les taux applicables pour chaque employé. Les taux envoyés par la DGFiP seront soit le taux personnalisé, soit le taux neutre pour les employés ayant exprimé ce choix auprès de la DGFiP avant fin Septembre.

    Une fois que les taux nous auront été transmis, chaque employé pourra visualiser sur son bulletin de paie, si vous le souhaitez, la simulation du prélèvement à la source. À partir de janvier 2019, le prélèvement à la source sera réellement appliqué.

Dans le cas où aucun taux n'est envoyé par la DGFiP pour un employé où que celui-ci est en CDD de moins de 2 mois, le taux neutre sera appliqué.


 


🎉

Bonne nouvelle ! 

PayFit gère la préfiguration dans le cadre du prélèvement à la source.

Si vous souhaitez la mettre en place dans votre entreprise afin de vous préparer en douceur à votre nouveau rôle de tiers collecteur, n'hésitez à réserver une démo avec un de nos experts en paie. 

Je découvre PayFit

 

 

👨‍💼Les obligations de l'employeur

 

En mettant en place le prélèvement à la source au sein de son entreprise, l'employeur devient tiers collecteur de l'impôt. Il a, de ce fait, trois nouvelles tâches à accomplir pour remplir son rôle. 

 

Etape 1. Recueillir le taux de prélèvement à la source

 

Depuis l'été 2017, l'utilisation de la DSN (déclaration sociale nominative) est obligatoire pour les entreprises et permet de simplifier et automatiser les déclarations sociales. Elle remplace l'ensemble des déclarations périodiques et plusieurs formalités administratives qui étaient auparavant envoyées à différents acteurs.

 

Aujourd'hui, une seule déclaration suffit pour s'adresser, pêle-mêle, à l'URSSAF, au Pôle emploi, ou encore à la CPAM.

 

C'est la DSN qui a été choisie par l'administration fiscale pour récolter les informations nécessaires à la mise en place du prélèvement à la source au sein des entreprises.

 

Grâce à la DSN, le fisc peut avoir toutes les informations liées aux employés présents dans l'entreprise. Chaque employé est représenté à ses yeux par un numéro fiscal, indispensable pour connaître le taux de prélèvement à la source à appliquer s'il est personnalisé.

 

L'administration fiscale prendra également connaissance du salaire brut et net des contribuables grâce à la DSN.

 

Lorsque toutes ces informations sont récoltées, la communication du taux de prélèvement à appliquer à chaque employé se fait via le compte rendu métier (CRM)qui est le flux retour de la DSN envoyé en cours de mois suivant.

 

Le CRM est envoyé dans les 5 jours suivants l'envoi de la DSN par l'employeur et le taux communiqué est valable 2 mois suivants sa réception.

 

 

 

🤓

Et en pratique, qu'est-ce que ça donne ?

 

Prenons un exemple simple : un taux de prélèvement à la source est communiqué par l'administration fiscale début mars 2019 suite à l'envoi de la DSN. Il sera valable pour les revenus versés jusqu'à fin avril 2019 et impactera ainsi la DSN envoyée début mai pour un paiement fin mai.

 

Dans tous les cas, même si le taux est valable deux mois, vous le recevrez toujours via le CRM chaque mois après l'envoi de la DSN. À vous d'appliquer le taux le plus récent que vous aurez reçu.

 

 

 

Etape 2. Appliquer le taux de prélèvement à la source

 

La deuxième étape est la plus importante pour le contribuable : son employeur va appliquer le taux de prélèvement à la source qui lui a été communiqué par l'administration fiscale sur son salaire net, créant ainsi une nouvelle catégorie sur sa fiche de paie, le salaire net après impôt. Ce salaire net après impôt est ce qui sera réellement versé à l'employé, par chèque ou virement bancaire.

 

La retenue sur le salaire net de vos employés au titre du prélèvement à la source devra être précieusement gardée en attendant la troisième étape, celle du reversement de l'impôt collecté.

 

 

🤔

Mon employé me demande d'appliquer un taux différent, que faire ?

 

En tant qu'employeur, vous n'avez pas à modifier ce taux, même si votre employé en fait la demande. S'il souhaite qu'un taux différent soit appliqué, le taux neutre par exemple, il doit en faire la demande auprès de l'administration fiscale, seule entité avec laquelle il doit communiquer.

 

Vous être uniquement tiers collecteur de l'impôt, ce n'est pas à vous de le fixer.

N'hésitez pas à renvoyer vos employés vers l'administration fiscale en cas de question.

 

Deux solution s'offrent à eux : le site internet prelevementalasource.gouv.fr ou le numéro national 0811 368 368.

  

 


Etape 3. Reverser l'impôt sur le revenu à l'administration fiscale

 

En M+1, le rôle de l'employeur sera de reverser la retenue qu'il a effectuée sur le salaire de ses employés au titre de l'impôt sur le revenu à l'Etat.

 

Le calendrier est quelque peu différent selon la taille de l'entreprise :

 

  • Pour les entreprises de plus de 50 salariés ayant une date limite de dépôt de la DSN au 5 du mois : le paiement doit être effectué le 8 du mois suivant la retenue à la source

  • Pour les entreprises de moins de 50 salariés ayant une date limite de dépôt de la DSN au 15 du mois : le 18 du mois

 

  • Pour les entreprises de moins de 11 salariés, sur option : possibilité de reversement trimestriel

Ce reversement sera effectué en même temps que les autres cotisations sociales que vous devez reverser aux différents organismes à M+1.

 

⛔️Les sanctions en cas de manquement de votre part

 

Voici ce que vous risquez en tant qu'employeur si vous ne respectez pas les étapes que nous venons de mentionner.

 

Deux cas de figure s'offrent à vous :

 

  • Vous vous êtes trompé en calculant la retenue à la source basée sur le taux qui vous a été transmis : on vous conseille tout d'abord de passer par un logiciel de gestion de paie fiable et automatisé qui vous évitera ce genre de déboire à l'avenir. Autrement, vous serez tenu responsable pour cette erreur, tout comme vous l'êtes déjà aujourd'hui pour les cotisations sociales salariées précomptées pour le compte de vos employés.

  • Vous n'avez pas reversé l'impôt sur le revenu collecté à l'Etat : c'est déjà plus fâcheux. Dans tous les cas, l'administration fiscale se retournera contre vous et pas contre l'employé qui aura déjà, dans tous les cas, été prélevé. Ne pas reverser l'impôt collecté est considéré au même titre que ne pas reverser les cotisations sociales dues. Vous devrez ainsi vous acquitter de pénalités de retard qui varient selon l'importance du retard ainsi que des sanctions pénales.

 

🚨 Et la confidentialité dans tout ça ?

 

La confidentialité restera garantie.

 

L’administration fiscale, s’occupant de calculer le taux de prélèvement, sera la seule entité à disposer d’informations confidentielles concernant les contribuables.

 

L'employeur ne disposera d'aucune information, il aura simplement connaissance du taux de prélèvement qui n’est en rien un indicateur. En effet, un même taux peut recouvrir des situations différentes.

 

Si malgré cela, l’employé ne souhaite pas que son taux soit communiqué à son employeur ou s'il souhaite simplement que seuls ses revenus personnels soient pris en compte, s’appliquera alors le taux non personnalisé ou individualisé

 

À ce moment-là, l'impôt sera déterminé sur la base du montant de la seule rémunération versée à l’employé et aucune autre information ne sera prise en compte (comme celles concernant la situation familiale ou les revenus fonciers par exemple).

 

Les contribuables pourront réaliser cette demande à n’importe quel moment de l’année. Toutefois, dans le cas où l’application du taux non personnalisé conduit à un prélèvement moins important que le taux personnalisé du contribuable, l’employé devra alors s’acquitter du règlement de cette différence auprès de l’administration fiscale.

💡 2018 est-elle une année blanche ?

 

Avec la mise en place du prélèvement à la source, l’individu sera prélevé non pas pour des revenus touchés dans le passé mais pour son revenu actuel du mois en cours. Donc logiquement, les revenus perçus en 2018 ne seront pas imposés mais il n’y aura pas pour autant de “pause” de prélèvement des impôts.

 

Se met alors en place un calendrier définissant précisément les nouvelles démarches à suivre. 

 

En 2018 le contribuable payera ses impôts sur ses revenus de 2017 et en 2019 sur ses revenus de 2019.

 

On parle d’une année blanche au niveau fiscal mais pas au niveau du contribuable.

 

Il n’y aura pas de double prélèvement en 2019 sur les différents revenus. L’impôt normalement dû au titre des revenus non exceptionnels perçus en 2018 sera annulé par le biais d'un crédit d'impôt spécifique (CIMR) calculé automatiquement par l'administration fiscale sur la base de la déclaration des revenus 2018 déposée au printemps 2019.

 

🗣Comment communiquer auprès de ses employés ?

 

Si vous n'avez pas réellement de devoir d'information par rapport à la mise en place du prélèvement à la source, dans les faits, il peut être intéressant de mettre en place une stratégie de communication auprès de vos employés afin de les rassurer.

 

L'employeur : seulement un tiers collecteur

 

Devez-vous vous former aux questions fiscales liées au prélèvement à la source afin de répondre aux questions de vos employés ?

 

Connaître vos obligations en tant qu'employeur (vu plus haut) peut déjà vous donner quelques éléments de réponse.

 

Vous avez en effet trois grandes missions dans la mise en place du prélèvement à la source au sein de votre entreprise.

 

En tant que tiers collecteur, vous devez prendre connaissance du taux de prélèvement à appliquer à chacun de vos employés, l'appliquer concrètement en retenant à la source le montant de l'impôt et finalement reverser les sommes collectées à l'administration fiscale.

 

Vous n'avez donc pas, théoriquement, de mission d'information auprès de vos employés.

 

Mais ces derniers ont forcément des questions relatives au prélèvement à la source et, à défaut de pouvoir y répondre, vous pouvez les orienter vers leur interlocuteur de choix : l'administration fiscale.

 


☎️

Comment contacter l'administration fiscale ?

 

Deux solutions s'offrent à vous : le site dédié au prélèvement à la source mis à votre disposition : prelevementalasource.gouv.fr ou le numéro national 0811 368 368.

 

S'ils ont des questions liées à leur taux de prélèvement par exemple, n'hésitez pas à transmettre ces coordonnées à vos salariés !

 

 

Rassurer ses employés : une nécessité

 

Même si vous n'avez pas de devoir d'information auprès de vos employés, vous pouvez faire en sorte que le passage au prélèvement à la source se fasse en douceur de leur côté.

 

Mettons-nous à leur place une seconde : ils vont, du jour au lendemain, percevoir un salaire moindre que ce qu'ils gagnent habituellement. Votre rôle de tiers collecteur prend alors une autre dimension ; il s'agit de faire en sorte que vos employés comprennent que leur salaire n'évolue pas à la baisse même si leur net à payer est moindre.

 

 

 

En d'autres termes, même si leur net à payer est touché de façon directe, c'est le mode de prélèvement de l'impôt qui évolue, et non le salaire lui-même.

 

 

 

C'est la raison pour laquelle l'administration fiscale a eu l'ingénieuse idée de faire en sorte que le "net à payer avant impôt" apparaisse en caractères plus gros que le "net à payer après impôt" : ainsi, le contribuable comprendra plus facilement que son salaire net reste le même entre décembre 2018 et janvier 2019.

 

N'hésitez pas, en décembre ou lorsque les premières fiches de paie portant mention du prélèvement à la source seront éditées en janvier, à bloquer une petite heure afin d'échanger sur le sujet avec vos employés.

 

In fine, le montant de l'impôt sur le revenu reste identique : c'est la seule chose absolument indispensable que vos salariés ont besoin de savoir de votre part.

 

Pour les questions plus techniques, liées notamment au taux de prélèvement qui s'applique à leur situation, vous devez les réorienter vers leur interlocuteur de choix, l'administration fiscale.

 

Pourquoi ne pas commencer à communiquer dès septembre ?

 

Chez PayFit, nous commençons les simulations du prélèvement à la source sur votre masse salariale dès le mois de septembre 2018 : si vous le souhaitez, vous pouvez décider de faire apparaître la simulation du prélèvement à la source du taux neutre sur le bulletin de salaire de vos salariés.

 

Dès le mois d'octobre, vous pourrez visualiser depuis votre compte PayFit la simulation (aussi appelée préfiguration) des taux envoyés par le DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques), personnalisés ou neutres.

 

Faire apparaître dès le mois d'octobre le prélèvement à la source sur la fiche de paie a un double intérêt :

 

  • Pour vous, l'employeur : il vous permet de vous familiariser avec cette nouvelle forme de "cotisation" et vous n'appréhenderez plus le mois de janvier 2019 car vous aurez pu faire quelques essais. Pas de panique : il ne s'agit que d'une simulation, ce n'est en aucun cas le prélèvement à la source lui-même.

  • Pour vos employés : ils auront ainsi le temps d'assimiler le prélèvement à la source de l'impôt et vous pouvez profiter de ces "nouvelles fiches de paie" pour discuter avec eux des modifications que cela entraîne.

En cas de doute, n'hésitez pas à vous tourner vers l'administration fiscale : la DGFiP est là pour vous accompagner sur les questions liées au prélèvement à la source.

 

🤓 Et sur PayFit ?

 

Avec PayFit, même pas la peine de s'en préoccuper. Le taux de prélèvement nous sera transmis via l'accusé de réception de la DSN, et sera directement intégré à la fiche de paie du salarié concerné. Une ligne avec ce taux sera ajoutée à son bulletin de paie, et le tour est joué. 

 Je découvre PayFit