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Quelles formalités à remplir à l'embauche d'un nouveau salarié ?

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Anaïs Martin

17 juillet 2018

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L’arrivée d’un nouveau collaborateur est synonyme de bouleversements et implique une certaine organisation. Découvrez quelles sont les procédures et démarches à réaliser.


L’accueil d’un nouvel employé ne se résume pas à la présentation des locaux et à la signature du contrat de travail. Après les
formalités liées aux entretiens (rédaction d’une fiche de poste, sélection, etc.), nombreuses sont les procédures administratives à engager lors de l’embauche d’un collaborateur. Entre précipitation, manque de temps et désinformation, il se peut que vous passiez à côté d’une étape clé. Comment réussir au mieux l’accueil et l’arrivée de nouveaux employés ? Voici la checklist PayFit d’onboarding pour les nouveaux employés !

 

 

  1. Rédiger un contrat de travail pour l’employé vous devrez


    Évidente et pourtant incontournable, l’étape de rédaction du contrat de travail est primordiale. Ce contrat vient matérialiser la relation de subordination employeur/employé et permet de récapituler les informations sur lesquelles est fondée cette relation : la nature du poste occupé, le contenu des fonctions, l’adresse du lieu de travail, la durée de travail hebdomadaire, le montant de la rémunération, la durée de votre période d'essai ainsi que la date de son point de départ, etc.

     

  2. Pour les étrangers, un titre de séjour valide vous obtiendrez  

    Pour les travailleurs étrangers, il faut s’assurer qu’ils disposent d’autorisations de travail en cours de validité ou d’un titre de séjour en cours de validité valant autorisation de travailler. Certains titres de séjour permettent effectivement aux personnes de travailler :

     

    • carte de séjour "compétences et talents", carte de résident de 10 ans ou de résident de longue durée-UE,
    • carte de séjour temporaire "vie privée et familiale", 
    • visa de long séjour valant titre de séjour (VLS-TS) mentions étudiant, scientifique-chercheur, conjoint de Français ou conjoint entré par regroupement familial, pendant la durée de validité du visa, 
    • autorisation provisoire de séjour (APS).

     

    En cas d’absence d’autorisation, il faut réaliser une demande d'autorisation de travail auprès de la DIRECCTE.

  3. La déclaration préalable à l’embauche vous réaliserez 


    Réalisée automatiquement par PayFit au moment où vous ajoutez les informations sur votre nouveau salarié depuis votre compte, la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) vous permet de déclarer le nouveau salarié à tous les organismes sociaux. L’employeur ne peut embaucher sans avoir réalisé au préalable cette déclaration auprès de L’Urssaf. Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre sur 
    Net-entreprises.fr ou d’envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception auprès de votre Urssaf. La DPAE est à adresser au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date effective d'embauche. Ce document ou son accusé de réception devra être fourni à l’employé. Les DPAE des entreprises ayant adressées plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente doivent être dématérialisées.

     

  4. Une affiliation mutuelle & prévoyance vous prévoirez 


    Lors de l'embauche de chaque salarié, l'employeur doit accomplir les formalités d'affiliation du salarié concerné à l'institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre). Dès le premier jour de l’employé, le bulletin individuel d’adhésion à la mutuelle devra lui être remis. Pour s’affilier, le nouveau collaborateur devra remplir ce bulletin et transmettre toutes les pièces justificatives demandées à l’organisme assureur : attestation d’Assurance Maladie, 
    relevé d’identité bancaire, etc.

  5. Adhésion à un service de santé au travail et examen médical d'embauche vous organiserez

    L’adhésion à un service de santé au travail est une obligation faite à tout employeur dès l’embauche du premier salarié quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail. Cela peut être sous la forme :

     

    • d’un service autonome pour les entreprises de plus de 500 salariés si l’entreprise en fait le choix,
    • d'un service de santé au travail interentreprises (SSTI) pour les entreprises. 
       

    Pour les salariés travaillant à distance, l’employeur peut adhérer à un autre service de santé au travail, à savoir le service de santé au travail de proximité (par opposition au service de santé au travail principal).

     

    En ce qui concerne la visite médicale d’embauche, si elle n’est plus systématique depuis 2016, une visite d'information et de prévention (VIP) est automatiquement organisée dans les 3 mois après l'embauche. Elle permet de questionner le salarié sur son état de santé et le tenir au courant des risques éventuels liés à son activité. Le nom et les coordonnées du médecin du travail doivent être accessibles au sein de l’espace de travail (via l’affichage par exemple).

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  6. L’inscription sur le registre du personnel de l'entreprise vous ferez 

     

    Généré automatiquement dans PayFit, l’inscription sur le registre du personnel permet de répertorier les informations relatives à l’embauche. Le registre permettant d’assurer une certaine transparence sur l’évolution de la croissance en interne, contient différents types d’informations sur tous les employés :

     

    • informations personnelles : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité
    • informations de carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise,
    • type de contrat,
    • pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. 

  7. Le document unique d'évaluation des risques (DUER) vous établirez

 

Le DUER est un document bilan rédigé par l’employeur répertoriant les différents types de dangers pour la sécurité et la santé des salariés. Il doit être tenu à la disposition des salariés, mais également des délégués du personnel, des membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail. Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans.

 

Enfin, certaines informations doivent être communiquées aux salariés soit par voie d’affichage soit par tout moyen. Ces informations concernent principalement :

 

      • l’horaire de travail des salariés (obligatoirement par affichage), 

      • l’adresse, le numéro d’appel de l’inspection du travail et le nom de l’inspecteur compétent,

      • l’adresse et le numéro d’appel du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l’établissement et des services de secours d’urgence (obligatoirement par affichage), 

      • l’intitulé des conventions et des accords applicables dans l’établissement, le lieu où ces textes sont tenus à la disposition des salariés et les modalités permettant aux salariés de les consulter pendant leur temps de présence (par tout moyen), 

      • le règlement intérieur (par tout autre moyen) et les textes de loi relatifs à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes (par tout autre moyen), 

      • les consignes en cas d’incendie (obligatoirement par affichage), 

      • les coordonnées du service d’accueil téléphonique qui répond aux demandes d’information et de conseil sur les discriminations et sur les conditions de saisine du Défenseur des droits (08 1000 5000)

 

L'onboarding employé avec PayFit