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Digitalisation de votre entreprise : un mois pour tout changer

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Emmanuelle Marion

7 août 2018

ete-productivite-digitalisation

La léthargie du mois d'août n'est pas vraiment propice à la productivité. Pourquoi ne pas en profiter pour préparer sereinement la rentrée de septembre ?

 

Entre les bureaux qui se vident, les épisodes de canicule et les réponses de plus en plus rares à vos e-mails, c'est le moment idéal pour vous déconnecter de la partie "développement de votre chiffre d'affaire" et de vous concentrer sur la préparation de la rentrée de septembre.


Les idées sont nombreuses : mise en place de solutions digitales pour améliorer votre productivité, formations en ligne pour gagner en compétences...

 

Si vous ne partez pas en vacances ou faites partie des juillettistes, août est le mois parfait pour vous lancer et digitaliser votre travail afin de développer votre activité.

 

 

Vous avez une minute ? 
Nous avons récemment développé un site internet dédié à la gestion de son temps de travail grâce à des outils développés dans ce but : gagnerdutemps.io. Vous y trouverez toutes les solutions plébiscitées par les utilisateurs du site pour gagner du temps au quotidien.

 

Vous pensez que votre entreprise fait gagner du temps à ses clients ? N'hésitez pas à la soumettre au vote de notre communauté afin de faire partie des outils du mois d'août !

 

 

Pour ceux qui souhaitent aller plus loin, voici un programme en 4 points essentiels à mettre en place dès maintenant pour gagner en productivité dès septembre.

Etape 1 - Faites le point sur les besoins de votre entreprise 🏢

Vous avez sûrement déjà testé plusieurs solutions digitales pour vous faire gagner en productivité, mais sans succès.

 

Pourquoi est-ce que ce serait différent cette fois ?

 

Très souvent, nous nous tournons vers ce type de solutions lorsqu'il est trop tard et que nous en avons paradoxalement le plus besoin ; entre deux périodes de rush, il est difficile de tirer pleinement partie de ces outils qui demandent parfois une petite période d'adaptation.

 

Août est le moment idéal : vous pouvez faire le point sur vos réels besoins avant de vous tourner vers la ou les solutions idéales pour votre business.

 

Par exemple, chez PayFit, nous utilisions tous plusieurs logiciels différents pour gérer nos projets en cours. Avec l'agrandissement de l'équipe, nous avons ressenti le besoin de tout réunir sur une même plateforme afin de centraliser les informations et faciliter la communication entre les différentes équipes. Désormais, chaque PayFiter sait clairement ce que font les autres et peut contribuer au développement des différents projets.

 

La migration a pris un certain temps, tout comme la période d'adaptation à ce nouvel outil. Nous aurions adoré le faire en août afin de profiter de ce moment de creux. Encore aujourd'hui, nous découvrons des fonctionnalités très utiles au quotidien.

 

À vous de jouer pour connaître ce que vous devez améliorer dans vos process !

Etape 2 - Ne perdez plus de temps avec des tâches à faible valeur ajoutée ⏰

Qui n'a jamais eu l'impression de perdre du temps en accomplissant des tâches chronophages, qui ne vous aident pas à développer votre business mais qui sont primordiales au bon fonctionnement de l'entreprise ?

 

Pêle-mêle, on pense à la gestion bancaire, la gestion de la paie et des congés payés, les problématiques de recrutement...

 

Vous estimez par exemple que le temps passé à préparer la paie de vos employés se limite au transfert d'un fichier Excel à votre expert-comptable ? Ce serait oublier les heures que vous avez du libérer pour gérer les demandes de congés, les heures supplémentaires ou encore les arrêts maladie tout au long du mois.

 

Nous pensons que ce temps passé à remplir des tableaux Excel peut - et devrait - être mieux utilisé au sein de votre entreprise et automatiser ces procédures peut vous y aider.

 

L'automatisation ne veut pas dire remplacer l'humain par la machine. Chez PayFit, nous pensons que l'humain doit toujours être au coeur du process : il sera simplement assisté par des logiciels qui lui permettront de libérer du temps pour prendre de la hauteur dans son travail.

 

Servicenow, une entreprise de Cloud Computing, a lancé l'an dernier une étude sur l'automatisation au travail : 86% des sociétés indiquent qu’elles auront besoin d’une plus grande automatisation pour effectuer leur travail d'ici 2020.

 

Pourquoi perdre du temps aujourd'hui lorsque tout pointe vers un basculement de ces tâches à faible valeur ajoutée de l'humain vers la machine ? À vous de prendre le train en marche pour libérer du temps à vos employés.

Etape 3 - Profitez du mois d'août pour vous former 👩‍🏫

Que ce soit pour mieux tirer parti des outils que vous avez choisi d'intégrer à votre stratégie de développement ou tout simplement pour être plus performants sur le plan business ou humain, l'été est le meilleur moment pour effectuer des formations.

 

Les cours en ligne peuvent être une très bonne solution si vous souhaitez développer des compétences en web, marketing, ou encore en relation commerciale, tandis que des professions plus "techniques" se tourneront davantage vers des formations de terrain.

 

La culture d'entreprise peut également être un levier de productivité intéressant à travailler pendant l'été. Par exemple, Bel France a récemment expliqué à Welcome to the Jungle que des formations sont proposées afin de "mettre en pratique ses valeurs et s’assurer que celles-ci sont comprises et partagées par tous".

 

Si vous optez pour les cours en ligne, nous vous conseillons quelques grands classiques :

 

  • OpenClassrooms qui est une plateforme d'éducation en ligne proposant des formations diplômantes et personnalisées dans différents domaines.

  • 360Learning : cette plateforme peut vous être utile une fois que vous aurez agrégé toutes les informations nécessaires à transmettre à vos employés. Vous pourrez créer des cours à destination de vos collaborateurs pour contribuer à leur formation.

Vous pouvez trouver l'ensemble des sites dédiés à la formation sur gagnerdutemps.io.

 

Par ailleurs, si vous avez choisi de faire confiance à des solutions en ligne pour vous aider à améliorer votre productivité, vous devez vous former à l'utilisation de ces outils. Cela peut prendre de quelques minutes à quelques semaines, d'où l'intérêt de le faire pendant des périodes creuses comme le mois d'août.

Etape 4 - N'interrompez pas vos efforts en septembre ! 💪

Vous avez réussi à mettre en place une stratégie d'automatisation efficace en août ? Bravo ! Le mois de septembre sera l'occasion de tester ces changements et voir comment réduire les points de friction au fur et à mesure.

 

Mais on le sait : il est très courant de multiplier les efforts sur ce type de problématique pendant l'été et d'abandonner une fois le rythme de croisière de septembre revenu.

 

Pour garder une bonne dynamique, deux choses à ne pas négliger :

 

  • Certains outils - tels que PayFit en ce qui concerne le paie et les RH - vous proposent un véritable suivi afin de tirer un maximum parti des fonctionnalités qu'ils vous offrent : n'hésitez pas à aborder le sujet avant de vous lancer, car il n'y a rien de pire que d'investir de l'argent sans pouvoir contacter un expert lorsqu'un problème pointe le bout de son nez.

  • Faites en sorte de mobiliser l'ensemble de votre entreprise : si vous décidez de faire cela seul, les résultats ne seront pas au rendez-vous et vous jetterez vite l'éponge.

Vous l'aurez compris : pour parvenir à un résultat probant, il faut un véritable travail d'adaptation aux outils numériques qui vous aident à gagner du temps.

 

L'accompagnement est donc primordial !

 

Je découvre PayFit pour gagner du temps