Wie digital ist Ihr HR-Management?

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Carina Schumacher

15 April 2019

digitales_HR_management

Warum nicht die Vorteile der Digitalisierung nutzen und sich mehr Flexibilität gönnen? Der deutsche Markt wird derzeit überschwemmt von allerlei Tools und Erfindungen, die Ihnen versprechen, Zeit und Nerven zu sparen – und natürlich flexibel zu bleiben! 

Am beliebtesten sind hierbei natürlich jene Softwareprogramme, die Prozesse für Arbeitgeber und Arbeitnehmer automatisieren und somit den größten Mehrwert bieten. Zeit ist schließlich eine knappe Ressource geworden. In welchen Bereichen ein digitales Produkt Sie wirklichen flexibler werden lässt, haben wir für Sie im Folgenden zusammengefasst:

Urlaubs- und Abwesenheitsplanung 📆

Benutzen Sie Excel-Listen für die Urlaubsplanung und planen mit den Tabellen auch die interne Schichtbelegung? Oder sind Sie schon etwas flexibler unterwegs und nutzen ein Tool wie Time Butlers für Ihre Urlaubs- und Abwesenheitsplanung?

Es gibt inzwischen viele HR-Tools, die digitale Urlaubsplanung zur Verfügung stellen oder die Koordination im Team vereinfachen: So kann man beispielsweise einen Antrag für Home-Office-Tage stellen und der Manager des Teams kann die Abwesenheitsanträge validieren.

Einige dieser Tools gehen sogar noch einen Schritt weiter und unterstützen bei der Schichtplanung. Gerade im gastronomischen Bereich sind Tools wie Shyftplan unverzichtbar. Im Allgemeinen funktionieren diese Anwendungen so, dass Mitarbeiter Ihre Verfügbarkeiten angeben und Ihnen dementsprechend Schichten zugeteilt werden. Diese können sie sich jederzeit übers Handy anzeigen lassen. Der Vorteil dieser Tools ist die große Flexibilität, die sie einem bieten: Schichten können schnell und einfach getauscht werden, sollte mal ein Mitarbeiter krank werden oder aus anderen Gründen spontan abwesend sein.

Time Tracking Tools ⏱

Immer wichtiger werden auch sogenannten „Time-Tracking-Tools“. Hierbei geht es nicht um die Vorausplanung von Schichten, sondern darum, festzuhalten, wie lange ein Mitarbeiter gearbeitet hat oder noch genauer: wie lange er an welcher Aufgabe gesessen hat. Diese Art der Abrechnung ist gerade in der Kreativbranche wichtig. Agenturen und Freelancer können so festhalten, für welchen Kunden sie welche Zeit im Monat aufgewendet haben. Die Abrechnung wird dadurch nicht nur genauer, sondern auch fairer. Ein kostenloses Time-Tracking-Tool stellt Toggl  zur Verfügung. Ebenfalls beliebt ist die Software mite, die mit schlanken Preisen wirbt.

Spesen-/ Reisekostenabrechnung und Co. 🛒

Sie sind mit einem Geschäftskunden essen gewesen und haben nun eine Rechnung in der Hand, mit der Sie nichts anzufangen wissen? Oder Sie möchten die Kosten Ihrer Geschäftsreise rückerstattet bekommen? 💸 Auch hierfür gibt es Tools, die Ihnen das Leben einfacher machen. Gleiches gilt für Eintrittskarten für Messen, Ausgaben für Beförderungsmittel oder sogar den vorgestreckten Einkauf von Büromaterialien. Unter dem etwas umständlichen Namen Auslagenrückerstattung werden jegliche Auslagen, die Sie für das Unternehmen vorgestreckt haben, zusammengefasst. Mit einer digitalen Lösung tragen Sie den Betrag in eine Eingabemaske ein, benennen die Auslage korrekt und machen so die Zusammenarbeit mit Ihrer Finanzabteilung leichter. Auch hierfür haben wir Beispiele für Sie parat: TimO und sevDesk werben alle mit leichter Handhabung und einer Handy-App zusätzlich zur Desktop-Anwendung. Der Vorteil einer mobilen App ist, dass Sie die Belege einfach abfotografieren können statt umständlich einzuscannen – ein hoch auf den Fortschritt! 😉

Digitale Lohnabrechnung – das i-Tüpfelchen der Digitalisierung 🚀

Freuen Sie sich über Post? Oder sind Sie es leid, dass sich der Papierberg an Rechnungen und anderem Papierkram bei Ihnen auf den Wohnzimmertisch stapelt? Jetzt haben wir eine Überraschung für Sie: man kann tatsächlich auch Lohnabrechnungen digitalisiert erhalten. Denn auch hierfür gibt es Tools, die DSGVO-konforme Lohnabrechnungen in einer Cloud bereitstellen, die sich Anwender jederzeit herunterladen können. Der Vorteil solcher Anwendungen ist, dass die Lohnabrechnungen jederzeit einsehbar sind und übersichtlich an einem Ort gespeichert werden. Besonders Personaler lieben solchen Lösungen. Neben unserer eigenen digitalen Lohnabrechnungssoftware (der PayFit-App) können wir auch Tools wie LOHNunion oder edLohn empfehlen. Wichtig ist, dass Sie die unterschiedlichen Tools hinsichtlich ihrer Nutzeroberfläche vergleichen und das wählen, das mit einfachen Eingabemasken und einer flexiblen Nutzung besticht.

Ein Tool, das alles kann? 🦄

Viele Firmen werben damit, doch keine ist die eierlegende Wollmilchsau, die Sie sich vielleicht wünschen. Es gibt jedoch schon einige Anbieter, die eine weite Bandbreite an Anwendungen bieten. Diese All-in-one-Tools oder HR-komplett-Lösungen genannt, sind ein Traum aller Personalverantwortlichen. Alle Personaldaten werden an einem Ort abgelegt – kein langes Suchen mehr! Die Abwesenheitsplanung (Krankheiten) ist mit der Lohnabrechnung und den Sozialmeldungen gekoppelt und Mitarbeiter tragen ihre Abwesenheiten selber ins Tool ein. Die Auslagenrückerstattungen werden automatisch zusammen mit den Löhnen und Gehältern überwiesen – *hach* die Digitalisierung ist doch was Feines!