Die PayFit Rakete – wie wir ein Pariser Startup nach Deutschland gebracht haben

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Michal Paciorek

28 November 2019

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Der offizielle Start der deutschen PayFit Rakete war im Oktober 2018. Und jetzt, ein Jahr später, sitzen wir mit 50 Menschen in einem großen Office in Berlin-Kreuzberg und arbeiten mit über 300 Kunden zusammen. Aber wie kam es soweit? 

 

Wir berichten, was in diesem intensiven Jahr passiert ist und was die schönsten Ereignisse, aber auch die größten Herausforderungen und Learnings waren.

Phase 1: Der Bau des deutschen Produkts (November 2017 – Oktober 2018)

1 Der Start von PayFit Deutschland

PayFit wurde 2016 in Frankreich gegründet und erfreut sich dort mittlerweile größter Beliebtheit. Der Auftakt zur Eroberung neuer Märkte findet daher auch immer noch dort statt – in unserem Headquarter in Paris. Und dieser Auftakt beinhaltet insbesondere eines: den Bau des Produkts für den deutschen Markt. 

 

PayFits Produkt basiert auf einer eigenentwickelten Programiersprache: JetLang. Sie fasst komplizierte Lohnabrechnungsgesetze zusammen, vereinfacht diese und automatisiert Steuer- und Sozialmeldungen.

 

Die sogenannten JetLang Master, häufig Ingenieure, die sich noch nicht auf ein Feld spezialisiert haben, aber lern- und experimentierfreudig sind, nutzen JetLang auf Tagesbasis, um unser Produkt weiterzuentwickeln.

 

So ist unser Head of Product Stephan im November 2017 mit Schulfranzösisch und viel Vorfreude im Gepäck aufgebrochen, um die Fundamente des deutschen Produktes zu setzen. In Paris fand er 40 französische Kollegen (das heutige Team hat über 300 Kollegen) auf großer Bürofläche (heute „flüchten“ einige französische Kollegen gern in unser Berliner Office, weil es dort zu eng wird). 

 

Meine Erwartungen wurden übertroffen – das Team empfing mich sehr empathisch und aufgeschlossen, ich fühlte mich vom ersten Tag an willkommen und befand mich dort, wo ich immer hinwollte: In einer ehrgeizigen, leistungsorientierten Umgebung ohne politische Spielchen oder Ellbogenkultur.“

Stephan Weber, Head of Product

 

Nachdem sich Stephan, angespornt auch von der produktiven Atmosphäre in Paris, eingelebt hatte und die ersten Schritte der deutschen PayFit-Geschichte gegangen waren, begann die Suche nach einem weiteren Teammitglied. Er wurde schnell fündig: sein Freund und ehemaliger Studienkollege Niklas, unser heutiger Head of Engineering, unterstützt ihn seit Februar 2018 nicht nur beim Bau des Produkts, sondern auch bei Fußballspielen oder dem Leeren einer Flasche Rotwein (ganz nach französischem Vorbild). Und auch ansonsten gab es viele Parallelen zu den Gründern aus Frankreich: durch die enge Freundschaft und den engen Kontakt entstanden und entstehen weiterhin tolle Erfolge.

 

Das Team erhielt fachlichen Lohnabrechnungsrat von dem ersten deutschen Payroll Spezialisten, zu der Zeit noch als Freelancer für uns tätig und heute Teil des Teams. Denn: für fast alle von uns war Lohnabrechnung Neuland!

 

2 Erste Kunden, erster Payslip

 

Im April 2018 war es soweit: die ersten Lohnzettel konnten erstellt werden. Das Team suchte sich also diverse Formate von Mitbewerbern zusammen, analysierte, was gesetzliche Pflichten sind und designte den deutschen Lohnzettel – welcher noch heute in Verwendung ist.

„Der Moment, auf den wir die ersten drei, vier Monate hingearbeitet haben. Das Produkt war damit soweit entwickelt, dass wir eine vollständige Lohnabrechnung darstellen konnten. Das war ein unheimlich befriedigendes Gefühl.“

Niklas Prieß, Head of Engineering

 

 

Das Team umfasste zu dem Zeitpunkt nur die beiden Produkt-Experten – es gab allerdings vor dem offiziellen Launch noch viele andere Dinge zu erledigen! Deshalb holten Stephan und Niklas im Mai Erik mit an Board, der sich um alles kümmerte, was nicht direkt mit dem Produkt zu tun hatte: Er bemühte sich um Testkunden, war das Customer-Team und übersetzte die Website. Der persönliche Kontakt ging auch hier über die Arbeit hinaus: die drei unternahmen gemeinsame Reisen nach Brüssel und Bordeaux.

 

Nach dem ersten erfolgreich ongeboardeten Kunden folgten wir: PayFits zweiter Kunde war nämlich PayFit selbst. Product Builder Roy stieß im August 2018 zum Team und bekam direkt einen deutschen Vertrag: so mussten wir natürlich auch die Lohnabrechnung nach deutschem System für ihn erstellen. 😉

 

Bevor wir endlich nach Deutschland aufbrechen konnten, hatte sich unser Team noch einmal erweitert: mit Samira (HR Managerin) und Michal (Country Manager) waren wir dann aber bereit für den nächsten großen Schritt.

 

Die ersten deutschen PayFiter

 

Phase 2: Ready to rumble in Deutschland (Oktober 2018 – Januar 2019)

Der Weg des deutschen Teams führte zunächst in ein Co-Working Space am Potsdamer Platz in Berlin. Das war tatsächlich auch eines der ersten Learnings unseres Teams in Spanien. Die Office Suche in einem neuen Land nimmt viel Zeit und Ressourcen in Anspruch, weshalb wir uns in Deutschland für einen Start im Co-Working Space entschieden haben. Den Abschied aus Frankreich begleiteten gemischte Gefühle und der Kontrast war groß. 

„Das Team war von etwa 100 bei unserem Auszug nun auf uns 6 geschrumpft, wir mussten die Teamkultur nun vollständig selbst leben und neu erwecken.“

Stephan Weber, Head of Product

 

 

In einer internationalen Firma muss eine eigene Kultur entstehen – und das beginnt schon mit der Begrüßung. Unter PayFitern ist es verbreitet, sich mit einem doppelten “Abklatschen” zu begrüßen. Das wollten wir im deutschen Team ebenfalls einführen, damit jeder bei Ankunft im Büro sofort in die PayFit-Kultur eintauchen kann und gleichsam auch Teil der Kultur ist, sobald er in andere PayFit-Offices fährt. 

 

Genauso überzeugten Niklas und Stephan das Team, auch den BBQ Test – in Deutschland das Meet the Team – einzuführen, welcher in Frankreich bereits als Standard in den Recruitingprozess gehörte. Hier treffen Bewerber nach den Interviews bei Drinks und Snacks auf die zukünftigen PayFit-Kollegen und können sie kennenlernen. Dadurch ist eine bessere Einschätzung des Team Fits, sowohl aus Bewerbersicht, als auch aus PayFit-Sicht möglich.

 

Auch das Produkt nahm mehr und mehr Form und Funktion an, daher wurden nun Strukturen geschaffen, um weiter skalieren zu können. Im Oktober 2018 gründeten wir die deutsche GmbH.

 

Mit dem wachsenden Team wuchsen auch die Aufgabengebiete: von der konzentrierten Arbeit im "Tunnel" hin zu breiteren Aufgabenfeldern wie dem Recruiting oder der Einarbeitung neuer Kollegen.

„Der Arbeitsalltag war geprägt von vielen ersten Erlebnissen, da wirklich alles neu aufgesetzt werden musste und sogar Tacker, Locher etc. gekauft werden mussten.“

Samira Helbig, HR Managerin

 

 

Uns war klar, dass wir ein “richtiges” Office brauchten und so setzte insbesondere Samira alle Hebel in Bewegung, um ein geeignetes Büro für das deutsche Team zu finden. Im Umspannwerk Kreuzberg haben wir dann im Dezember 2018 endgültig unser Zuhause gefunden. 

 

Bis zum Jahresende 2018 haben wir weitere 20 Kunden gewonnen und den Proof of Concept von unserem Produkt bestätigt. Eines war uns dabei immer klar: wir können unsere Plattform nur mit Hilfe des Kundenfeedbacks aufbauen und verbessern.

Bis zum Jahresende haben wir weitere Mitarbeiter für Marketing, People und Sales eingestellt. Im Dezember waren wir dann bereits 11 Mitarbeiter. Im Januar kamen gleich 7 weitere dazu - und so ging es auch das ganze Jahr weiter.

 

Weihnachten 2019 mit 11 PayFitern

 

Phase 3: Ramp up Hiring (Januar 2019 – April 2019)

Bei all der Freude über neue Kollegen und dem stetigen Wachstum gab es natürlich auch in der intensiven Hiring-Phase Herausforderungen, die es zu bewältigen galt.

„Die Teams waren sehr klein und es war oft schwer, den Kandidat*innen ein Bild zu vermitteln, wie die Abteilungen mal aussehen sollen und wie die konkreten Pläne für das Unternehmen lauten. Daher machten am Anfang viele alles und hatten oft gar kein richtiges Bild über ihre konkrete Rolle oder Prozesse und wie der Arbeitsalltag mal wirklich aussehen soll.“ 

Samira Helbig, HR Managerin

 

 

Viele unserer Herausforderungen waren also relativ klassische Challenges, vor denen fast alle extrem schnell wachsenden Teams irgendwann stehen werden. Die Tatsache, dass es PayFit in Frankreich und Spanien aber bereits gab, brachte neben vielen Vorteilen auch noch neue Challenges. 

 

Wir wollten sicherstellen, dass wir die Unternehmenskultur aus Frankreich nach Deutschland übertragen und aufrechterhalten wird. Beispiele hierfür sind das Meet the Team, der intensive Austausch über die Ländergrenzen hinaus und das Leben unserer Werte. Und dazu gehört auch, dass uns klar ist, wer und was zu uns passt und wer und was eben auch nicht. Auch wenn das bedeutet, herauszufinden, dass ein Mitarbeiter nicht zu uns passt und sich vorzeitig wieder zu trennen.

 

Unser Hauptziel war somit der Aufbau eines Rekrutierungsprozesses, der uns ermöglicht, das Team schnell und mit Personen, die die richtigen Werte und die passende Denkweise mitbringen, wachsen zu lassen.

„Uns wurde recht schnell klar, dass SaaS-Firmen als Dienstleister einen starken Fokus auf Prozesse haben müssen, damit sie ihre Kunden happy machen können. Eine derartige Anlaufkurve war harte Arbeit, alle Schritte wurden von uns zum ersten Mal erstellt, in nichts gab es Sicherheit.“

Stephan Weber, Head of Product

 

Mit dem Wachstum des Teams ging auch das Wachstum des Kundenstamms weiter: Den richtigen Marktstart in Deutschland haben wir insbesondere in der Zeit von Januar bis April erlebt - von weniger als 10 Kunden sind wir auf ca. 80 gewachsen. Für die kurze Zeit des Bestehens auf dem deutschen Markt und der damaligen Teamgröße eine enorme Leistung.

 

Dank der Unterstützung unseres ersten Account Executives (vorher machte unser Country Manager die Produkt-Demos) konnten die 23 PayFiter Ende Mai den hundertsten Kunden onboarden.

PayFit auf dem Vormarsch

 

Phase 4: Denken wie der Kunde denkt – Aufbau des Customer-Teams und Feedback (April 2019 – August 2019)

Wer Kunden hat, muss diese nicht nur onboarden, sondern auch betreuen. Bis zum April bestand unser Customer Care Management aus einer Person: unserem Head of Product. Im April freuten wir uns also auf den Start von Sarah, unserer Head of Customer Success. Operativ waren wir nun dazu in der Lage, die Teams Product und Customer durch verschiedene Manager führen zu lassen.

“Eine Herausforderung: das Kopieren der Prozesse in unterschiedlichen Teams um stabile Rahmenbedingungen zu schaffen. Immer laut der Devise: done is better than perfect!“

Michal Paciorek, Country Manager

 

Das Customer Team wuchs über die Monate recht schnell, es gab Ups and Downs, einige Änderungen, aber immer nach dem Motto: Autonomie für das Team und Kunden ist Prio!

 

Im Mai kamen aber gleich 4 neue Leute dazu und somit auch das Customer Care Team.

Unsere Herausforderungen zu dieser Zeit:

- April: Wir mussten alle Kunden betreuen, aber auch gleichzeitig die Prozesse aufbauen. 

 

- Ein komplett neues Team voller neuer Mitarbeiter, die sich erstmal in das Unternehmen einfinden und eingearbeitet werden mussten (Zeit & Wissen)


- Juni, Juli, August: Durch das schnelle Wachstum musste sich das Team immer wieder neu anpassen – persönlich, aber auch operativ. Obwohl das anstrengend war, mussten wir lernen damit nachhaltig umzugehen. Und es wird

wohl eine Weile so weitergehen – willkommen im Startup-Life!


- August: Autonomie für das Team und Kunden ist Prio! Die Prozesse und Teams haben sich langsam eingespielt. Unsere nächsten Challenges beziehen sich somit auf das PayFit Kundenerlebnis: wie können wir hier einen WOW-Effekt bieten?

 

Auch wenn uns viele unserer Herausforderungen noch weiterhin begleiten, sind wir schon sehr stolz darauf, wie wir schwierige Situationen gemeistert haben und wo wir mit PayFit Deutschland jetzt stehen. Viele Teammitglieder haben persönliche Beziehungen zu unseren Kunden aufgebaut, das Team ist happy und das Wissen wächst und wächst – nicht nur was das Thema Lohnabrechnung angeht!

 

Happiness at work bei PayFit

„Die Kunden sind happy! Unsere NPS, CSAT Scores und auch das direkte Feedback unserer Kunden ist positiv. Interne Prozesse verfestigen sich und die Zusammenarbeit mit anderen Teams ist ein echtes Highlight!“

Sarah Kwateng, Head of Customer Success

Und auch abseits vom Customer Team hat sich in dieser Phase etwas getan: unsere Kollegen sind seit Mai nicht mehr nur auf zwei Beinen unterwegs. Wir freuten uns über den ersten Office Hund Kira (und ihre Schwester Taz). Mitgebracht hat sie unser Product Builder André, der als Quereinsteiger seit Mai unser Team bereichert. Seine Geschichte gibt es hier zu lesen: Von der sozialen Arbeit zum Code.

 

PayFits Office-Hund Kira

 

Ein weiteres Highlight für das global Team: nach zwei erfolgreichen Finanzierungsrunden in den vergangen Jahren konnte ein weiteres Funding in Höhe von 70 Millionen Euro  abgeschlossen werden. PayFits internationaler Erfolg hat zu diesem Schritt beigetragen und wird gleichzeitig auch eines der Felder sein, wo das Geld weiterhin investiert wird – denn Italien steht schon in den Startlöchern!

 

Phase 5: Auf die Plätze, fertig, los – die Wachstumsphase (August 2019 – Oktober 2019)

In August 2019 haben wir unser Team auf 42 Mitarbeiter ausgebaut. Im September haben dann bereits 266 Kunden mit PayFit ihre Lohnabrechnung erledigt.

Das Declarations-Team, welches für die Sozial- und Steuermeldungen zuständig ist, ist als Support-Team von 0 auf 9 Mitarbeiter gewachsen. In einigen Bereichen (insbesondere operative Prozesse) setzen wir in Deutschland international die PayFit-Standards und wollen dies weiterhin tun. Wir haben unter anderem interne Prozesse erstellt und skalierbar gemacht, Quereinsteiger in Payroll-Experten verwandelt und den tollen Teamgeist beibehalten und auch extern, zum Beispiel unseren Kunden gegenüber, wiedergespiegelt.

 

Ein internationaler Höhepunkt und Zeichen für die Zusammenarbeit zwischen den Ländern war die Product Summit im September 2019. Hier reisten alle Product Builder und Produktmanager zu uns nach Berlin um an spannenden Workshops zur internationalen Zusammenarbeit und Weiterentwicklung teilzunehmen. Der internationale Austausch hat nicht nur im Office stattgefunden: das ein oder andere Getränk im Birgit&Bier oder im Haus am See gehörte auch dazu.

 

Ein Jahr nach der offiziellen Gründung unserer GmbH in Deutschland und dem offiziellen Start nehmen wir uns als richtiges Unternehmen wahr. Dazu beitragen haben nicht zuletzt die weiteren zahlreichen Highlights, die wir im Oktober 2019 erleben durften: 

 

- Unser Summit mit 375 PayFitern auf der Insel Les Embiez

- Das einjähriges Jubiläum PayFit Deutschland 

- Überschreitung der Grenze von 50 deutschen PayFitern
- Vervollständigung unseres Management-Teams: Stephan, Niklas, Samira und Sarah wurden durch Eva (Head of Marketing) und Max (Head of Sales) verstärkt

 

PayFiter auf Les Embiez

 

„Wir legen viel Wert darauf, dass ein Managementstil gepflegt wird, der einerseits sicherstellt, dass die Ziele erreicht werden und die Rahmenbedingungen festgelegt werden, andererseits den Managern und Mitarbeitern gewisse Freiheit gibt um Verantwortung zu übernehmen, schnell zu lernen und Innovationen zu entdecken.“

Michal Paciorek, Country Manager

 

Phase 6: Wir sind ein Unternehmen (Oktober 2019 bis heute)

Rückblickend konnten wir in diesem intensiven ersten Jahr PayFit Deutschland sehr viel von unseren Erfolgen, aber noch viel mehr von unseren Herausforderungen lernen. Hier sind nochmal unsere Key Learnings, die wir auch gerne anderen Startups mit auf den Weg geben möchten:

 

 

- Better done than perfect: es muss nicht alles perfektioniert werden, bevor ihr damit in die Welt hinaus geht!

 

- Holt euch das Feedback eurer Kunden, vom ersten Tag an. Nur so könnt ihr euer Produkt und eure Prozesse verbessern!

 

- Achtet darauf, dass eure Mitarbeiter flexibel sind und auch mal die ein oder andere Aufgabe aus anderen Bereichen hinzu kommt.


- Macht Fehler einmal, lernt daraus und macht es nächstes Mal anders!


- Zelebriert und pflegt eure Unternehmenskultur – sie ist der Kern eurer Identität!

 

 

Wir haben die beste Grundlagen für das weitere Wachstum geschaffen, sodass wir uns auch für die Zukunft engagierte Ziele stecken: wir möchten unsere monatlich wiederkehrende Umsätze bis Januar 2021 verzehnfachen und das Team auf 80 Kollegen wachsen lassen.

Dabei ist es uns besonders wichtig, dass unsere Kollegen die Werte und Unternehmenskultur leben. Dank des starken Recruitings sind wir bereits durch unterschiedlichste Fähigkeiten, Ideen und Kenntnisse neuer Kollegen bereichert worden. Und so soll es auch weitergehen!

 

Wir sind sehr stolz darauf, dass sich bereits Freundschaften gebildet haben und echte Teams entstehen! Unser gesamtes Team ist leidenschaftlich bei der Sache, wir werden in Hinsicht auf Prozesse immer besser und auch wenn der Lohnabrechnungsstichtag naht heißt es: all hands on deck! 

 

Wir wollen so gesund weiterwachsen, uns übertreffen und bei gemeinsamen Team-Abenden unsere Erfolge feiern. 

 

Danke für 1 Jahr PayFit! 

PayFit Deutschland beim Summit

 

Und wir haben noch mehr zu erzählen:

 

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