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PayFit vu par PayFit : au coeur de la fonction Finance

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Clémentine

18 septembre 2019

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Francis est Directeur Administratif et Financier chez PayFit. Au quotidien, PayFit lui permet de gagner du temps sur les tâches chronophages comme la gestion de la paie mais également d'extraire les informations clé qui permettront de gérer au mieux la croissance, anticiper les besoins et fournir les éléments les plus précis pour prendre des décisions rapides et efficaces.

En tant que DAF chez PayFit, on me demande souvent quelle est la valeur ajoutée de PayFit et comment j'en tire le maximum de valeur. Je vous éclaire dans cet article !

Ma découverte de PayFit

Avant de rejoindre PayFit, je travaillais comme directeur financier à temps partagé. J'ai rapidement vu la différence entre mes clients qui utilisaient PayFit et les autres.

 

Pour ceux qui n'utilisaient pas PayFit, la paie demeurait un processus chronophage et hautement consommateur de ressources. Qui plus est, les erreurs étaient monnaie courante et occasionnaient de nombreux allers-retours avec le prestataire de paie, un vrai calvaire !

 

Au contraire, chez ceux qui utilisaient PayFit, la paie était gérée facilement et ne monopolisait finalement que peu de ressources.

Gérer la finance dans un contexte d'hyper croissance

Convaincu de la puissance de PayFit, j'ai rejoint l'aventure en 2018. PayFit connaissait - et connait toujours - une forte croissance à plusieurs niveaux : chiffre d'affaires, nombre de clients, employés, filiales à l'étranger, ou encore augmentation de capital. En tant que DAF, je dois garantir et maintenir un niveau d'information financière de qualité, contrôler en permanence les chiffres et leur donner du sens à travers des reportings et prévisions qui permettront de prendre des décisions éclairées.

 

L'enjeu principal pour notre département Finance est de répondre à ces objectifs tout en conservant un niveau de flexibilité avancé pour répondre aussi aux besoins grandissants des équipes (études de coûts, évolution des process de facturation, internationalisation, etc.).

Tous les mois, nous gérons la paie en quelques heures seulement, et ce, malgré l'augmentation du nombre de fiches de paie

Aujourd'hui, en collaboration avec notre département de Ressources Humaines et grâce à PayFit, je génère chaque fin de mois la paie de nos 300 salariés pour chacune de nos 4 entités (France, Allemagne, Espagne et UK) en moins d'une demi-journée. Ce gain de temps nous permet de nous focaliser sur les aspects à plus forte valeur ajoutée de notre métier comme les reportings, les projections financières ou la précision de notre business plan.

 

PayFit évolue en permanence et propose régulièrement de nouvelles fonctionnalités qui permettent d'être plus efficace, et ce, malgré l'augmentation du nombre d'employés. Le module d'imports par exemple (ie. module qui permet d'importer en quelques clics les variables de paie de plusieurs employés à la fois) a été une vraie révolution pour moi. Désormais j'ajoute toutes les primes de toute notre équipe de vente en seulement 2 clics !

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Le module d'import PayFit pour importer en quelques clics les variables de paie de tous les employés.

Au-delà de la gestion de la paie : Reporting, Business Plan et projections de la masse salariale

La gestion de la paie est loin d'être mon unique usage de PayFit.

 

En tant que DAF, j'utilise tous les jours les data financières issues de PayFit afin d'actualiser tous mes outils financiers, notamment les Reporting et le Business Plan. Par exemple, j'ai créé un reporting interne qui nous permet de suivre la performance financière de l'entreprise mois après mois. Dans le contexte de croissance qui est le nôtre, le suivi de la masse salariale qui croît au rythme des embauches effrénées est une information cruciale, que nous suivons avec précision.

 

Tous les mois, PayFit génère automatiquement les exports comprenant les informations capitales telles que la masse salariale, les coûts et les charges. Les axes analytiques - qui regroupent les dépenses par catégories telles que R&D, Marketing, etc. - nous permettent de rentrer dans des niveaux d'analyse particulièrement fins. Ce système de suivi est directement lié à notre Business Plan et la projection de nos effectifs me permet de calculer très précisément notre masse salariale à travers le temps. C'est un véritable appui pour prendre des décisions importantes !

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Fichier de projection de la masse salariale réalisé à partir des données issues de PayFit.

Des interactions toujours fortes avec notre expert-comptable

On me demande souvent si PayFit a complètement remplacé notre comptable.

Non. Aujourd'hui, notre comptabilité est externalisée chez un expert-comptable.

 

Chaque mois, ce dernier incrémente les écritures de paie grâce aux exports comptables et au livre de paie générés directement depuis PayFit. Il peut générer ces exports à volonté, quand il le souhaite, tout en sélectionnant uniquement les périodes dont il a besoin.

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La section comptabilité de PayFit pour générer en un instant les livres de paie et écritures comptables, un jeu d'enfant !

Les fonctionnalités qui me sont plus utiles

A chaque utilisation sa fonctionnalité préférée !

 

Pour la paie, ce sont les imports multiples qui me font gagner un temps précieux. Pour le reporting ce sont les exports comptables. Concernant la gestion du budget, les exports de données personnalisables sont particulièrement pratiques. Je choisis les éléments que je souhaite étudier (primes, charges, etc.), les axes (par département, équipe ou géographie), la période (trimestre, année) et j'extrais l'information en quelques secondes seulement !

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La section Graphiques et Exports pour retrouver en un clin d'oeil toutes les données de votre établissements.

Et demain ?

L'avenir pour moi, c'est la digitalisation de la fonction finance.

 

Aujourd'hui, on peut faire de puissants exports avec PayFit, mais à l'avenir, l'idéal serait d'aller encore plus loin dans la connexion avec des outils de Business Intelligence et des outils comptables par exemple !

 

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